33.
Sukladno odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivama (»Narodne novine«
broj 105/97 i 64/00), na temelju članka 17. i članka 18. Pravilnika o zaštiti i
čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (»Narodne novine« broj
63/04) te članka 48. stavka 1. točke 3. Zakona o lokalnoj i područnoj (regionalnoj)
samoupravi (»Narodne novine« broj 33/01, 60/01 i 129/05), Gradsko Poglavarstvo
Grada Krka, na sjednici održanoj 30. studenoga 2006. godine, donosi
PRAVILNIK
o zaštiti i obradi arhivskoga i registraturnog gradiva
I. OPĆE ODREDBE
Članak 1.
Ovim se Pravilnikom uređuje prikupljanje, odlaganje, način i uvjeti čuvanja,
obrada, odabiranje i izlučivanje, korištenje i zaštita arhivskog i
registraturnog gradiva koje je nastalo, zaprimljeno ili se koristi u poslovanju
Grada Krka i njegovih prednika (u daljnjem tekstu: Grad), kao i predaja gradiva
nadležnom arhivu.
Sastavni dio ovoga Pravilnika je Poseban popis arhivskog i registraturnog
gradiva Grada Krka s rokovima čuvanja, koji obuhvaća cjelokupno arhivsko i
registraturno gradivo koje nastaje u njegovu poslovanju, a na koje suglasnost
daje nadležni državni arhiv.
Članak 2.
Grad je stvaratelj i imatelj javnog arhivskog i registraturnog gradiva.
Arhivsko gradivo su zapisi ili dokumenti koji su nastali u obavljanju
djelatnosti Grada, a od trajnog su značaja za kulturu, povijest i druge
znanosti bez obzira na mjesto i vrijeme nastanka i neovisno o obliku i nosaču
na kojem su sačuvani.
Zapisi su dokumenti i to osobito: spisi, isprave, pomoćne uredske i poslovne
knjige, kartoteke, karte, nacrti, crteži, plakati, tiskanice, slikopisi,
pokretne slike (filmovi i videozapisi), zvučni zapisi, mikrooblici, strojno
čitljivi zapisi, datoteke, a uključuju i programe i pomagala za njihovo
korištenje.
Arhivsko gradivo nastaje odabiranjem iz registraturnog gradiva.
Registraturno gradivo jest cjelina zapisa ili dokumenata nastalih ili
primljenih djelovanjem i radom Grada.
Nadzor nad zaštitom cjelokupnog arhivskog i registraturnog gradiva Grada
obavlja nadležni državni arhiv.
Članak 3.
Temeljni pojmovi u smislu ovoga Pravilnika:
1. Arhiva (pismohrana) je ustrojstvena jedinica u kojoj se odlaže i čuva
arhivsko odnosno registraturno gradivo do predaje nadležnom državnom arhivu.
2. Arhivska jedinica gradiva jest najmanja logičko-sadržajna jedinica
organizacije gradiva (predmet, dosje, spis, periodički definirani upisnik,
zapisnik i sl.).
3. Arhivska knjiga je evidencija ulaska gradiva u arhivu prema vrstama i
količinama.
4. Arhivskim (registraturnim) gradivom smatra se cjelokupna dokumentacija
koja je nastala radom Grada ili je u posjedu Grada bez obzira na evidentiranost
kroz službene evidencije (dokumentacija nastala u uredskom poslovanju,
službenom poslovanju, evidencije i sl.).
5. Izlučivanje je postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvajaju
jedinice čiji je utvrđeni rok čuvanja istekao.
6. Konvencionalno gradivo je gradivo za čije isčitavanje nisu potrebni
posebni uređaji.
7. Nadležni rukovoditelj je rukovoditelj gradskoga upravnog tijela u čijoj
je nadležnosti upravljanje zapisima.
8. Nekonvencionalno gradivo je gradivo za čije su iščitavanje potrebni
posebni uređaji, a može biti na optičko-magnetskim medijima, na mikrofilmu ili
na CD-u.
9. Odabiranje arhivskog gradiva je postupak kojim se iz registraturnog
gradiva temeljem utvrđenih propisa odabire arhivsko gradivo za trajno čuvanje.
10. Odgovorna osoba za arhivu je rukovoditelj ustrojstvene jedinice u čijem
je sastavu organizirana arhiva, odnosno osoba kojoj takva ovlast pripada
temeljem unutarnjeg ustroja ili na koju takvu ovlast prenese odgovorna osoba.
11. Osoba zadužena za arhivu je osoba koja neposredno obavlja poslove
arhive.
12. Pisarnica je posebno organizirana služba u kojoj se obavljaju uredski
poslovi (prijem i pregled akata, upisivanje akata, dostava akata u rad,
administrativno-tehnička obrada akata, otprema akata, razvođenje akata,
stavljanje akata u arhivu i njihovo čuvanje).
13. Poseban popis arhivskog i registraturnog gradiva Grada Krka s rokovima
čuvanja (u daljnjem tekstu: Poseban popis) je popis jedinica gradiva
organiziran prema sadržajnim cjelinama (poslovnim područjima) Grada, s
označenim rokovima čuvanja za svaku jedinicu gradiva.
14. Tehnička jedinica gradiva je jedinica fizičke organizacije gradiva
(svežanj, kutija, knjiga, fascikl, mapa, mikrofilmska rola, magnetska traka, CD
i sl.).
15. Zbirna evidencija gradiva je popis jedinica cjelokupnog gradiva u
posjedu Grada bez obzira na mjesto čuvanja, koji je organiziran prema
sadržajnim (dokumentacijskim) cjelinama.
Članak 4.
Arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom rada i poslovanja Grada
predstavlja jednu cjelinu i u pravilu se ne može dijeliti.
Registraturno gradivo može se dijeliti ili spajati zbog promjene unutarnjeg
ustroja stvaratelja, prenošenja dijela ili svih poslova na drugog stvaratelja,
kao i zbog preuzimanja dijela ili svih poslova drugog stvaratelja, a sve uz
prethodno pribavljeno mišljenje nadležnog državnog arhiva, sukladno zakonu.
II. UREDSKO POSLOVANJE
Članak 5.
Uredsko poslovanje Grada vodi se sukladno odredbama Uredbe o uredskom
poslovanju (»Narodne novine« broj 38/87 i 42/88), Uputstva za izvršenje Uredbe
o uredskom poslovanju (»Narodne novine« broj 49/87 i 38/88), Pravilnika o
jedinstvenim klasifikacijskim oznakama stvaralaca i primalaca akata (»Narodne
novine« broj 38/88) i Plana klasifika
cijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaratelja i primatelja
akata upravnih tijela grada za tekuću godinu.
Uredsko poslovanje temelji se na načelu zatvorenoga dokumentacijskog
ciklusa, koji obuhvaća primanje akata, upisivanje akata u osnovnu evidenciju,
dostavu akata u rad, razvođenje i odlaganje akata.
Članak 6.
Službenici gradskih upravnih tijela dužni su dovršene predmete odmah vratiti
pisarnici.
Dovršeni predmeti razvode se u odgovarajućim rubrikama urudžbenog zapisnika
/upisnika/ i odlažu u pisarnici po klasifikacijskim oznakama.
Članak 7.
Plan klasifikacijskih oznaka za svaku godinu donosi nadležni rukovoditelj.
Članak 8.
Registraturno gradivo predaje se u središnju arhivu u sređenom stanju i u
tehnički oblikovanim jedinicama uz sumarni popis.
III. OBVEZE STVARATELJA I IMATELJA JAVNOGA ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG
GRADIVA
Članak 9.
Grad kao stvaratelj i imatelj javnog arhivskog i registraturnog gradiva
dužan je:
- savjesno čuvati gradivo u sređenom stanju i osigurati ga od oštećenja do
predaje nadležnome državnom arhivu,
- na zahtjev nadležnoga državnog arhiva dostavljati popis gradiva i javljati
sve nastale promjene,
- pribavljati mišljenje državnog arhiva prije poduzimanja mjera koje se
odnose na gradivo,
- redovito odabirati arhivsko gradivo iz registraturnog gradiva i redovito
periodički izlučivati gradivo kojemu su istekli rokovi čuvanja,
- omogućiti ovlaštenim djelatnicima državnog arhiva obavljanje stručnog
nadzora nad čuvanjem gradiva.
Grad je dužan izvijestiti nadležni državni arhiv o svakoj promjeni statusa i
ustroja radi davanja mišljenja o postupanju s arhivskim i registraturnim
gradivom.
IV. PRIKUPLJANJE, OBRADA I ČUVANJE GRADIVA
Članak 10.
Konvencionalno i nekonvencionalno gradivo prikuplja se, zaprima, obrađuje,
evidentira, odabire i izlučuje, te osigurava od oštećenja, uništenja i
zagubljena u pismohrani.
Određene cjeline gradiva mogu se čuvati i obrađivati i izvan pismohrane ako
je to potrebno radi poslovanja i ako je tako utvrđeno ovim Pravilnikom ili
posebnim odobrenjem.
Izvan pismohrane može se čuvati i obrađivati računovodstvena dokumentacija i
nekonvencionalno gradivo.
Upravno tijelo ili ustrojstvena jedinica koja čuva ili obrađuje neku cjelinu
gradiva izvan pismohrane dužna je to gradivo evidentirati te pismohrani
redovito dostavljati podatke o jedinicama gradiva koje posjeduje, a radi upisa
u zbirnu evidenciju iz članka 11. ovoga Pravilnika i provođenja postupka
odabiranja i izlučivanja.
Članak 11.
U okviru uredovanja arhive vodi se:
1. Arhivska knjiga kao knjiga evidencije ulaska arhivskog i registraturnog
gradiva u arhivu,
2. Zbirna evidencija o gradivu organizirana kao popis arhivskih jedinica
gradiva unutar sadržajnih cjelina, kao opći inventarni pregled cjelokupnog
arhivskog i registraturnog gradiva koje je po bilo kojoj osnovi u posjedu
Grada. Zbirna evidencija sadrži: redni broj, oznaku, naziv, sadržaj, vrijeme
nastanka, količinu, nosač, rok čuvanja i napomenu.
Članak 12.
Arhivska knjiga ima funkciju sumarnog popisa arhivskoga i registraturnog
gradiva odloženog u arhivu.
Upis arhivskoga i registraturnog gradiva iz prethodne godine vrši se
najkasnije do travnja tekuće godine.
U arhivsku knjigu upisuje se i gradivo iz članka 10. ovoga Pravilnika koje
je zadržano kod pojedinih ustrojstvenih jedinica.
Redni brojevi upisa u arhivsku knjigu teku kontinuirano bez obzira na
godište i vrstu gradiva, a pojedine rubrike se popunjavaju na način utvrđen
točkom III. Uputstva za izvršenje Uredbe o uredskom poslovanju.
Prijepis (preslika) upisa u Arhivsku knjigu i Zbirne evidencije za prethodnu
godinu dostavlja se nadležnom državnom arhivu redovito jednom godišnje.
1. Konvencionalno gradivo
Članak 13.
Riješeni predmeti i dovršeni spisi stavljaju se u tehničke arhivske jedinice
(određene omote, fascikle, registratore, arhivske kutije, svežnjeve, uveze ili
arhivske mape).
U upravnom tijelu, odnosno ustrojstvenoj jedinici u kojoj je gradivo nastalo,
čuva se najviše dvije godine od završetka predmeta. Nakon toga roka gradivo se
obvezno predaje u arhivu, osim u slučaju iz članka 10. ovoga Pravilnika.
Rukovoditelj upravnog tijela, odnosno ustrojstvene jedinice odgovoran je za
arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u njegovom poslovnom području, od
trenutka zaprimanja i obrade do predaje arhivi na daljnje čuvanje.
Svaki djelatnik odgovoran je za gradivo za koje je zadužen u pogledu
sadržaja dodataka, pravodobne obrade, te ukupnog stanja predmeta kojim
raspolaže.
Svaki djelatnik koji je zadužen za gradivo do predaje u pismohranu, dužan ga
je tijekom godine odlagati po utvrđenom planu koji odgovara naravi posla, te ga
svrstavati u odgovarajuće arhivske jedinice, a na svakoj arhivskoj jedinici
ispisati naziv ustrojstvene jedinice, godinu nastanka gradiva, naziv i vrstu
gradiva, raspon brojeva predmeta i rok čuvanja gradiva.
Članak 14.
Arhivsko i registraturno gradivo predaje se u pismohranu u sređenom stanju u
tehnički oblikovanim i označenim arhivskim jedinicama.
Gradivo iz prethodnog stavka ovoga članka predaje se pismohrani putem
interne dostavne knjige ili uz popis (primopredajni zapisnik) koji potpisuje
ovlašteni djelatnik i djelatnik zadužen za pismohranu.
Službenik zadužen za pismohranu obvezatno pregledava preuzeto gradivo i
provjerava točnost upisanih podataka.
Članak 15.
Po prijemu i obradi arhivskoga i registraturnog gradiva na način propisan
odredbama ovoga Pravilnika, gradivo se raspoređuje u odgovarajućim prostorijama
pismohrane na police odnosno ormare.
Arhivsko i registraturno gradivo u pismohrani razvrstava se prema sadržajnim
cjelinama, vremenu nastanka, vrstama gradiva i rokovima čuvanja. Nakon
smještaja gradiva jednog godišta na police i u ormare obavlja se numeriranje
arhivskih jedinica.
Arhivsko gradivo (gradivo trajne vrijednosti) odlaže se u centralnoj
pismohrani odvojeno od registraturnog gradiva (gradiva s ograničenim rokovima
čuvanja).
Gradivo određenog stupnja tajnosti čuva se u zaključanim metalnim ormarima
(kasama).
2. Nekonvencionalno gradivo
Članak 16.
Nekonvencionalno gradivo obuhvaća:
- elektroničke isprave (dokumente) izrađene pomoću računala i drugih
elektroničkih uređaja sa svojstvima definiranim Zakonom o elektroničkoj ispravi
(»Narodne novine« broj 150/05),
- podatke evidentirane u elektroničkim bazama podataka na osnovi kojih se
putem informacijskog sustava stvaraju konvencionalni dokumenti,
- digitalne slike dokumenata nastale postupkom digitalizacije
konvencionalnih dokumenata.
Članak 17.
Elektroničke isprave (dokumenti) čuvaju se izvorno u informacijskom sustavu
i na medijima koji omogućuju trajnost elektroničkog zapisa za utvrđeno vrijeme čuvanja,
i čine elektroničku arhivu.
Elektronička arhiva mora osigurati:
- da se elektroničke isprave čuvaju u obliku u kojem su izrađene,
otpremljene, primljene i pohranjene i koji materijalno ne mijenja informaciju
odnosno sadržaj isprava,
- da su elektroničke isprave u čitljivom obliku za cijelo vrijeme čuvanja
dostupne osobama koje imaju pravo pristupa tim ispravama,
- da se čuvaju podaci o elektroničkim potpisima kojima su elektroničke
isprave potpisane kao i podaci za ovjeru tih elektroničkih potpisa,
- da su elektroničke isprave pohranjene u takvom obliku i pomoću takve
tehnologije i postupaka koji uz ugrađene elektroničke potpise pružaju razumno
jamstvo za njihovu vjerodostojnost i cjelovitost za cijelo vrijeme čuvanja,
- da je za svaku elektroničku ispravu moguće vjerodostojno utvrditi
podrijetlo, stvaratelja, vrijeme, način i oblik u kojem je zaprimljena u sustav
na čuvanje,
- da su elektroničke isprave pohranjene u takvom obliku i pomoću takve
tehnologije i postupaka koji pružaju razumno jamstvo da ne mogu biti mijenjane
i da se ne mogu neovlašteno brisati,
- da postupci održavanja i zamjene medija za pohranu elektroničkih isprava
ne narušavaju cjelovitost i nepovredivost elektroničkih isprava, i
- da se elektroničke isprave mogu sigurno, pouzdano i vjerodostojno zadržati
u razdoblju koje je utvrđeno zakonom ili drugim propisima kojima se uređuju
obveze čuvanja odgovarajućih isprava na papiru.
Podaci evidentirani u elektroničkim bazama podataka i digitalne slike
dokumenata nastale postupkom digitalizacije konvencionalnih dokumenata čuvaju
se na način koji ih osigurava od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja
ili gubitka podataka, sukladno važećim standardima te dobroj praksi upravljanja
i zaštite informacijskih sustava.
Postupci izrade sigurnosnih kopija i obnove podataka trebaju biti takvi da
omoguće sigurnu i cjelovitu obnovu podataka u kratkom roku.
Elektronički zapisi arhiviraju se i čuvaju na način da je iz njih moguće
obnoviti podatke i da se osigurava mogućnost njihova pregledavanja i korištenja
u slučaju gubitka ili oštećenja podataka u računalnom sustavu u kojem se
obavlja pohrana i obrada zapisa kao i oštećenja ili uništenja infrastrukture
koja omogućava korištenje podataka.
Cjelovitost, čitljivost i ispravnost arhivskih kopija elektroničkih zapisa
redovito se provjerava u skladu sa deklariranom vrijednošću vijeka trajanja i
od proizvođača deklariranim uvjetima čuvanja medija na kojemu su arhivske
kopije pohranjene. Prije isteka deklariranih vrijednosti vrši se presnimavanje
na nove medije.
Članak 18.
Za postupak provođenja arhiviranja podataka u skladu s ovim Pravilnikom
odgovoran je zaduženi djelatnik kojeg određuje nadležni rukovoditelj.
V. KORIŠTENJE GRADIVA
Članak 19.
Korištenje gradiva odobrava osoba odgovorna za rad pismohrane.
Arhivsko i registraturno gradivo može se koristiti u prostorijama pismohrane
samo uz nazočnost službenika zaduženog za pismohranu.
Korištenje se ostvaruje neposrednim uvidom u traženo gradivo, izdavanjem
preslika ili izdavanjem originala.
Svaki uvid u gradivo ili izdavanje preslike gradiva potrebno je upisati u
evidenciju - Knjigu posudbe.
Originalno arhivsko i registraturno gradivo može se izdati na privremeno
korištenje samo putem odgovarajuće potvrde (reversa) i obveznog upisa u Knjigu
posudbe.
Članak 20.
Osoba koja je preuzela gradivo na korištenje, dužna je isto vratiti u roku
naznačenom u reversu.
Revers se izdaje u tri primjerka. Jedan primjerak potvrde (reversa) ostavlja
se na mjestu gdje je gradivo izdvojeno, drugi primjerak uzima djelatnik
pismohrane, a treći primjerak dobiva djelatnik odnosno korisnik gradiva.
Poslije korištenja gradivo se obvezno vraća na mjesto odakle je uzeto, a
revers se poništava.
Članak 21.
Izdavanje arhivskog i registraturnog gradiva za vanjske korisnike, koji
temeljem zakona i drugih propisa imaju pravo uvida u informacije sadržane u
gradivu, obavlja se temeljem pisane zamolbe tražitelja.
Korištenje gradiva može se uskratiti u slučajevima koje propisuje Zakon o
pravu na pristup informacijama (»Narodne novine« broj 172/03).
Članak 22.
Krajem svake godine odnosno prije godišnjeg ulaganja novog gradiva u
pismohranu, službenik pismohrane vrši provjeru je li tijekom godine posuđeno
gradivo vraćeno u pismohranu.
Utvrdi li se da posuđeno gradivo nije vraćeno u pismohranu, službenik će
zatražit povrat gradiva. Ukoliko korisnik gradiva posuđeno gradivo treba i u
slijedećoj godini, to će se pisano utvrditi uz potpis korisnika gradiva i
djelatnika pismohrane.
VI. POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUČIVANJA GRADIVA
Članak 23.
Redovito, a najkasnije pet godina od posljednjeg provedenog postupka,
obavlja se odabiranje arhivskog i izlučivanje onog dijela registraturnog
gradiva kojem je prema utvrđenim propisima prošao rok čuvanja, kako bi se u
arhivi pravovremeno oslobodio prostor za prirast novog gradiva.
Odabiranje arhivskog i izlučivanje registraturnog gradiva obavlja se samo
ako je gradivo sređeno i popisano na način propisan odredbama ovoga Pravilnika.
Odabiranje arhivskog i izlučivanje registraturnog gradiva obavlja se
temeljem Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja
arhivskog gradiva (»Narodne novine« broj 90/02) kao i Posebnog popisa iz članka
1. stavka 2. ovoga Pravilnika.
Članak 24.
Rokovi čuvanja navedeni u Posebnom popisu iz članka 1. stavka 2. ovoga
Pravilnika počinju teći:
- kod uredskih knjiga i evidencija - od kraja godine posljednjeg upisa,
- kod vođenja postupaka - od kraja godine u kojoj je postupak dovršen,
- kod rješenja, dozvola, odobrenja, potvrda sa ograničenim trajanjem - od
kraja godine u kojoj su rješenja, dozvole ili odobrenja prestali vrijediti ili
su se prestali primjenjivati,
- kod računovodstvene i knjigovodstvene dokumentacije - od dana prihvaćanja
završnog računa za godinu na koju se ta dokumentacija odnosi,
- kod personalnih listova - od godine osnutka personalnog lista,
- kod disciplinskih postupaka - nakon okončanja postupka,
- kod ostalog gradiva - od kraja godine u kojoj je gradivo nastalo.
Članak 25.
Postupak za izlučivanje registraturnog gradiva pokreće nadležni
rukovoditelj, prijedlogom koji se dostavlja nadležnom državnom arhivu.
Prijedlog sadrži podatke o nazivu stvaratelja gradiva, vrsti gradiva koje će
se izlučivati i razdoblju u kojemu je gradivo nastalo.
Po primitku odobrenja da se izlučivanju može pristupiti, odgovorna osoba iz
stavka 1. ovoga članka imenuje tročlano povjerenstvo koje obavlja poslove u
svezi s izlučivanjem.
Popis gradiva za izlučivanje mora sadržavati: naziv stvaratelja gradiva,
ustrojstvenu jedinicu u kojoj je gradivo nastalo, jasan i točan naziv vrste
gradiva koja će se izlučivati, starost gradiva (vrijeme nastanka) i količinu
gradiva (izraženu brojem svežnjeva, registratora, knjiga i sl.).
Za svaku vrstu gradiva ukratko se obrazlaže razlog za izlučivanje i
uništenje (npr. istek roka čuvanja, nepotrebnost za daljnje poslovanje,
statistički obrađeno i sl.).
Članak 26.
Prema potrebi, u pripremi izlučivanja može sudjelovati i stručni djelatnik
nadležnoga državnog arhiva.
Članak 27.
Popis gradiva predloženog za izlučivanje, potpisan od predsjednika i članova
Povjerenstva dostavlja se nadležnome državnom arhivu.
Nadležni državni arhiv izdaje rješenje kojim može predloženo gradivo za
izlučivanje u cijelosti ili djelomično odobriti ili odbiti.
Članak 28.
Po primitku rješenja o odobrenju izlučivanja iz članka 27. ovoga Pravilnika
odgovorna osoba donosi odluku o izlučivanju kojom se utvrđuje način uništavanja
odnosnog gradiva.
O postupku uništavanja izlučenog gradiva sastavlja se zapisnik, od kojeg se
jedan primjerak dostavlja nadležnom državnom arhivu.
Članak 29.
Ako gradivo sadrži povjerljive podatke, uništavanje se provodi na način da
podaci ne budu dostupni osobama koje nemaju pravo uvida u njih.
Članak 30.
Izlučivanje registraturnog gradiva utvrđivat će se u arhivskoj knjizi
odnosno Zbirnoj evidenciji gradiva u arhivi s naznakom broja i datuma rješenja
nadležnoga državnog arhiva o odobrenju izlučivanja.
Članak 31.
Arhivsko gradivo Grada predaje se nadležnome državnom arhivu temeljem Zakona
o arhivskom gradivu i arhivima (»Narodne novine« broj 105/97 i 64/00) i
Pravilnika o predaji arhivskog gradiva arhivima (»Narodne novine« broj 90/02).
Arhivsko gradivo predaje se nakon provedenog odabiranja i izlučivanja, u
izvorniku, sređeno i tehnički opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za
određeno vremensko razdoblje.
O predaji arhivskog gradiva nadležnom državnom arhivu sastavlja se zapisnik
čiji je sastavni dio popis predanog gradiva.
VII. SLUŽBENICI VEZANI UZ RAD PISMOHRANE
Članak 32.
Stručne poslove na zaštiti arhivskog i registraturnog gradiva u pismohrani
obavljaju službenici zaduženi aktima o unutarnjem ustroju upravnih tijela Grada
i rasporedu na odnosna radna mjesta.
Članak 33.
Službenik u pismohrani mora imati najmanje srednju stručnu spremu i položen
državni stručni ispit, kao i položen stručni ispit za službenika u pismohrani
sukladno Pravilniku o stručnom usavršavanju i provjeri stručne osposobljenosti
djelatnika u pismohranama (»Narodne novine« broj 93/04).
Ukoliko službenik iz stavka 1. ovoga članka nema položen stručni ispit,
dužan ga je položiti u roku od jedne godine od dana prijama u službu, odnosno u
roku od jedne godine od početka primjene ovog Pravilnika (zatečeni službenici).
Članak 34.
Službenik u arhivi dužan je:
- pripremati gradiva od unutarnjih ustrojstvenih jedinica, formirati
arhivske jedinice, označiti ih potpunim oznakama i odložiti u spremište,
- srediti i popisati gradiva,
- osiguravati materijalno-fizičku zaštitu gradiva,
- odabirati arhivsko gradivo,
- izlučivati registraturno gradivo kojem su prošli rokovi čuvanja,
- pripremati predaju arhivskog gradiva nadležnom državnom arhivu,
- izdavati gradiva na korištenje, te voditi evidenciju o tome.
Članak 35.
Službenik u arhivi dužan je u svojem radu pridržavati se etičkog kodeksa
arhivista, a posebice:
- čuvati integritet gradiva i na taj način pružati jamstvo da ono
predstavlja trajno i pouzdano svjedočanstvo prošlosti,
- dokumentirati svoje postupke pri obradi gradiva i opravdati ih,
- poštivati slobodu pristupa informacijama i propise u svezi s
povjerljivošću podataka i zaštitom privatnosti i postupati unutar granica pozitivnih
zakonskih propisa,
- ne služiti se svojim položajem za vlastitu ili bilo čiju neopravdanu
korist,
- nastojati postići najbolju stručnu razinu sustavno i stalno obnavljajući
svoje znanje s područja arhivistike i dijeliti s drugima rezultate svojih
istraživanja i iskustava.
Članak 36.
Prilikom raspoređivanja na druge poslove ili prestanka službe odgovorna
osoba za rad arhive odnosno službenik u pismohrani dužan je izvršiti
primopredaju arhivskoga i registraturnog gradiva s osobom koja preuzima arhivu.
VIII. PROSTOR PISMOHRANE
Članak 37.
Grad osigurava primjeren prostor i opremu za smještaj i zaštitu arhivskoga i
registraturnog gradiva.
Materijalna (fizičko-tehnička) zaštita arhivskog i registraturnog gradiva
obuhvaća fizičko-tehničku zaštitu od oštećenja, uništenja ili nestanka.
Materijalna zaštita osigurava se:
- obaveznim zaključavanjem prostorija arhive, zatvaranjem prozora i
isključivanjem strujnog toka kada se u spremištu ne radi,
- redovitim otprašivanjem spremišta i odloženog gradiva, te prozračivanjem
prostorija,
- održavanjem odgovarajuće temperature (12-18o C) i vlažnosti
(50-70%) i
- redovitim otklanjanjem nedostataka koji bi mogli dovesti do oštećenja
gradiva.
Članak 38.
Odgovarajućim prostorom za pohranu arhivskoga i registraturnog gradiva
smatraju se prostorije koje su suhe, prozračne, osigurane od požara, udaljene
od mjesta otvorenog plamena i od prostorije u kojima se čuvaju lako zapaljive
tvari, bez vodovodnih, kanalizacijskih, plinskih i električnih instalacija te
razvodnih vodova i uređaja centralnog grijanja bez odgovarajuće zaštite, te
zaštićene od nadolaska nadzemnih i podzemnih voda.
Sve instalacije moraju uvijek biti ispravne i pod nadzorom.
U prostorijama pismohrane zabranjeno je pušenje.
Članak 39.
Prostorije pismohrane moraju imati odgovarajući inventar kao što su police,
ormari, ljestve, stol i sl.
Prostorije moraju biti osigurane valjanim uređajima za sigurno zatvaranje
vrata, te opremljene odgovarajućim brojem protupožarnih aparata na prah.
Članak 40.
Pristup u pismohranu dozvoljen je samo osobi odgovornoj za rad arhive
odnosno službeniku zaduženom za pismohranu.
Brigu o uređenju pismohrane, te nadzor nad radom u pismohrani provodi
nadležni rukovoditelj.
IX. ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 41.
Odgovorne osobe za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo nastalo
tijekom poslovanja Grada i njegovih prednika obvezne su postupati u skladu s
odredbama ovoga Pravilnika i drugim propisima kojima se uređuje arhivsko i
registraturno gradivo i arhiva.
Članak 42.
Izmjene i dopune ovoga Pravilnika donose se na način i po postupku utvrđenim
za njegovo donošenje.
Članak 43.
Na pitanja koja nisu uređena ovim Pravilnikom primjenjuje se Zakon o
arhivskom gradivu i arhivama, njegovi podzakonski akti i drugi propisi kojima se
uređuje rukovanje i rokovi čuvanja arhivskog i registraturnog gradiva.
Članak 44.
Ovaj se Pravilnik, s Posebnim popisom koji čini njegov sastavni dio,
primjenjuje tek po pribavljenoj suglasnosti od nadležnog državnog arhiva.
Poseban popis arhivskoga i registraturnog gradiva s rokovima čuvanja iz
prednjeg stavka nije predmet objave u »Službenim novinama« Primorsko-goranske
županije.
Članak 45.
Stupanjem na snagu ovoga Pravilnika prestaju vrijediti odredbe Pravilnika o
odabiranju i izlučivanju registraturne građe i čuvanju arhivske građe, Klasa:
036-03/96-01/1, Ur. broj: 2142/01-02-96-1 od 15. listopada 1996. godine.
Članak 46.
Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmog dana nakon objave u »Službenim novinama«
Primorsko-goranske županije.
Pravilnik će se objaviti i na web stranici Grada Krka.
Klasa: 036-01/06-01/2
Ur. broj: 2142/1-02-06-3
Krk, 30. studenoga 2006.
GRAD KRK
GRADSKO POGLAVARSTVO
Predsjednik
Gradskog poglavarstva
Darijo Vasilić, prof., v. r.
